Privacybeleid Gröninger Cleaning Systems BV

Actualisatiedatum: 25-5-2018

1. Verantwoordelijke voor privacy: Berthold Schaap (directeur)

Organisatiegegevens: Gröninger Cleaning Systems BV – Overschiesweg 111 – 3044 EH Rotterdam – KVK 32101940 – T 010-4371022 - www.groninger.eu – info@groninger.eu

2. Privacy coördinator: Charlotte Keizerwaard (marketing manager)

3. Vastlegging gegevens

Gröninger legt gegevens van zakenpartners (ZP) en contactpersonen (CP) vast in het ERP/CRM-systeem SAPB1. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de gespecificeerde zakelijke en commerciële toepassingen.

Gegevens welke worden vastgelegd voor zakenpartner (ZP) algemeen: Naam, groep (Klant / Dealer / Leverancier / Prospect), soort zakenpartner (Bedrijf / Privé), valuta, btw-nummer, bankgegevens, telefoon, algemeen e-mail adres, e-mail factuur, taal, website, kvk-nummer, opmerkingen (call reports), verkoop medewerker bij Gröninger Cleaning Systems BV.

  • Conform mappenstructuur SAPB1
  • Adres: factuuradres / verzendadres
  • Betalingscondities: betalingscondities, prijslijst, aanmaanconditie, bank zakenpartner
  • Betalingsrun: code 10 20 of 30
  • Boekhouding: btw-status
  • Eigenschappen: doelgroep specificatie (tevens in door gebruikers gedefinieerde velden)
  • Opmerking: bezoekrapporten
  • Bijlagen: gekoppelde documenten
  • Persoonsgegevens: conform sub-map Contactpersonen

Gegevens welke worden vastgelegd voor Contactpersonen (CP) bij zakenpartners (ZP): Naam, initialen, telefoon, mobiele telefoon, e-mail persoonlijk, meenemen in mailing ja/nee, voornaam, geslacht, functie, bezoekadres CP, marktsegment (bij eigenschappen en bij User Defined Fileds in SAPB1)

4. Doelinformatie gebruik ZP (zakenpartner) gegevens

De zakenpartner (ZP) gegevens worden gebruikt voor zakelijke / commerciële documenten zoals service-aanvragen, servicebonnen, offertes, orders, leverbonnen facturen; daarbij wordt tevens de naam van de contactpersoon en/of behandelaar bij de ZP en Gröninger Cleaning Systems BV vermeld voor de betreffende transactie/interactie.

5. Doelinformatie gebruik CP (contactpersoon) gegevens

De contactpersoongegevens (CP) worden gebruikt voor de volgende commerciële / zakelijke doeleinden:

  • Opbouwen en onderhouden klantrelatie
  • Afhandeling offertes / aankopen / bestellingen / leveringen
  • Bieden van service en klantenservice
  • Digitale of hard copy communicatie t.b.v. 1) algemene informatieverstrekking 2)
    loyaliteitsprogramma’s 3) (individuele) aanbiedingen 4) klanttevredenheidsonderzoek
    5) beurzen en evenementen 6) verbeteren inhoud van klantgerichte communicatie 7)
    nieuwe producten en diensten.

Er wordt gebruik gemaakt van de volgende persoonsgegevens: naam, initialen, telefoon, mobiele telefoon, e-mail persoonlijk, meenemen in mailing ja/nee, voornaam, geslacht, functie, CP individueel bezoekadres, marktsegment. Er worden geen zogenaamde “bijzondere” persoonsgegevens vastgelegd.

De CP-gegevens komen uit verschillende bronnen / interacties met de klant / leverancier / prospect, zoals visitekaartjes, persoonlijk ontmoetingen, offerte aanvragen, historisch adressenbestand in gebruik voor e-mailingen, openbare bronnen als LinkedIn, gegevens briefpapier, opdrachtbevestigingen op papier of per e-mail en andere officiële uitingen van klanten, leveranciers en prospects.

Verwerking vindt plaats o.l.v. de Directeur en alleen door de Marketing Manager. Bewaartermijn uitgangspunt: tot maximaal vijf jaren na beëindiging van de zakelijk relatie (laatste offerte, contract, aanvraag) of eerder indien de CP zich uitschrijft uit mailinglijsten of dit persoonlijk aangeeft, behoudens vereiste gegevens t.b.v. de fiscale bewaarplicht van zeven jaar m.b.t. transacties (voor zover relevant).

6. Overige persoonsgegevens

6.1 Doelinformatie gebruik persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van relaties die zich zelf inschrijven voor de nieuwsbrief als abonnees worden door Gröninger Cleaning Systems BV uitsluitend verwerkt / vastgelegd in Mailchimp ten behoeve van het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen via de specifiek gekozen nieuwsbrief.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de eigen inschrijving via het formulier van de nieuwsbrief met de volgende gegevens: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres, geslacht, bedrijfsnaam. Deze persoonsgegevens worden door Gröninger Cleaning Systems uitsluitend opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking in Mailchimp voor de periode dat men aangemeld is. De relatie dient zich zelf uit te schrijven. Gegevens worden niet overgenomen in het SAPB1 ERP/CRM pakket van Gröninger Cleaning Systems.

Het betreft de volgende e-mailingen:

  • Gröninger News DU (Duitstalig)
  • Gröninger News EN (Engelstalig)
  • Gröninger News NL (Nederlandstalig)
  • Gröninger Reinigingsmachines, Parts & Service (Nederlandstalig)
6.2 Verwerking van persoonsgegevens van prospects, stakeholders en geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospects, stakeholders en/of geïnteresseerde worden door Gröninger Cleaning Systems BV verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn. Voor de bovenstaande doelstelling kan Gröninger Cleaning Systems de volgende persoonsgegevens vragen en vastleggen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam.

Deze persoonsgegevens worden door Gröninger Cleaning Systems opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men gezien wordt als een prospect stakeholder of geïnteresseerde. Dergelijke relaties worden vastgelegd met een klantcode die begint met een P. Op individueel niveau wordt wel/niet meenemen in mailing vastgelegd.

6.3 Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Gröninger Cleaning Systems BV verwerkt ten behoeve van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Grondslag voor deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst zelf en het intakeformulier.

Voor de bovenstaande doelstelling worden door Gröninger Cleaning Systems de volgende persoonsgegevens gevraagd: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, salarisgegevens, kopie ID, BSN-nummer, bankgegevens, kopie diploma’s, VCA diploma, allergieën, wie te waarschuwen bij ongeval, naam en telefoonnummer huisarts. Deze persoonsgegevens worden door Gröninger Cleaning Systems opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

  • 6.3.1 De Word / Excel gegevenslijsten die bij aanvang dienstverband worden ingevuldwordt opgeslagen op een afgeschermde schijf op het netwerk, alleen toegankelijkvoor directie en controller.
  • 6.3.2 Er is tevens een totaal-personeelsoverzicht. Dit overzicht wordt eveneens opgeslagen op een afgeschermde schijf op het netwerk, alleen toegankelijk voor directie en controller.
  • 6.3.3 Een extract daarvan bevat alleen die relevante gegevens t.b.v. VCA-coördinator.
  • 6.3.4 Alle noodzakelijke NAW-gegevens worden extern gedeeld met het bureau dat de salarisadministratie doet (BIJBVO) en bevat de gegevens zoals terug te vinden op de salarisstrook. Ook met de pensioenadministratie van Centraal Beheer is uitwisseling.
  • 6.3.5 Kopieën van actuele paspoorten en rijbewijzen worden alleen vastgelegd op een afgeschermde schijf op het netwerk, alleen toegankelijk voor directie en controller.
  • 6.3.6 Voor de reizigers heeft de medewerker Debiteuren & Crediteuren toegang tot paspoort kopieën met “geblurde” gegevens, die voldoende zijn om reizen te kunnen boeken
  • 6.3.7 In de individuele personeelsfile -welke eveneens wordt opgeslagen op een afgeschermde schijf op het netwerk en die alleen toegankelijk is voor directie en controller- worden correspondentie, functioneringsgespreksverslagen, arbeidscontracten, studieovereenkomsten, eventueel diploma’s, A1-verklaringen e.d. bewaard. Een gedeelte daarvan is ook hard copy achter slot en grendel bij de directie opgeslagen.
  • 6.3.8 Alle hard copy kopieën van (oude) paspoorten, ID’s en rijbewijzen uit de personeelsfile zijn vernietigd. Ook op het toegankelijke deel van het netwerk zijn alle kopieën e.d. weggehaald. Ook is gezocht in mailboxen om kopieën op te ruimen.
  • 6.3.9 Iedereen met een nieuw ID, paspoort of rijbewijs (t.b.v. gebruik of lenen bedrijfsauto) wordt verzocht dit bij de controller te laten inscannen voor de afgeschemerde file.
7. Privacy Policy Gröninger Cleaning Systems BV

Gröninger Cleaning Systems hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. De Gröninger Cleaning Systems Privacy Policy geeft heldere informatie over hoe Gröninger omgaan met persoonsgegevens. Gröninger Cleaning Systems doet een uiterste inspanning om uw privacy te waarborgen en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gröninger Cleaning Systems houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit houdt het volgende in:

  • Gröninger Cleaning Systems verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Doelen en soorten persoonsgegevens worden beschreven in deze Privacy Policy;
  • Gröninger Cleaning Systems beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot die gegevens die minimaal nodig zijn voor de beschreven doeleinden;
  • Gröninger Cleaning Systems vraagt uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • Gröninger Cleaning Systems past technische en bedrijfsmatige maatregelen toe om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen;
  • Gröninger Cleaning Systems versterkt geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Gröninger Cleaning Systems is bekend met rechten omtrent uw persoonsgegevens, en zal relaties hierop wijzen en deze respecteren.
  • Gröninger Cleaning Systems is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Indien gebruik wordt gemaakt van derden wordt e.e.a. vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst.
  • Indien er operkimgenzijn over de Gröninger Cleaning Systems Privacy policy, of algemene vragen of klachten, dan kan contact opgenomen worden met de coördinator AVG / Marketing Manager Charlotte Keizerwaard (keizerwaard@groninger.nl).
8. Verstrekking aan derden

De gegevens die Gröninger verwerkt kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de (financiële) en personeelsadministratie, pensioenregeling en verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Gröninger geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Gröninger verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. Gröninger verwerkt geen persoonsgegevens van minderjarigen.

9. Beveiliging

Gröninger Cleaning Systems heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van relaties te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Gröninger Cleaning Systems van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding via hun arbeidsovereenkomst;
  • Persoonsgegeven zijn alleen toegankelijk voor die medewerkers die deze voor de uitoefening van hun dagelijkse werk nodig hebben;
  • Gröninger Cleaning Systems hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle in gebruik zijnde ICT-systemen;
  • Gröninger Cleaning Systems pseudonimiseert, camoufleert en zorgt voor de encryptie van persoonsgegevens indien nodig;
  • Gröninger Cleaning Systems maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Gröninger Cleaning Systems test en evalueert regelmatig de genomen maatregelen;
  • Gröninger Cleaning Systems informeert medewerkers van het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
10. Rechten omtrent persoonsgegevens

Gröninger Cleaning Systems relaties hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke Gröninger Cleaning Systems van u ontvangen heeft. Tevens kunnen relaties bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Gröninger Cleaning Systems of door onze verwerkers. Ook heeft u als relatie recht om de door u verstrekte gegevens door Gröninger te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Mocht Gröninger uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.